KI ist im Einsatz, der Rahmen fehlt
Einzelne Beschäftigte arbeiten bereits mit ChatGPT, Copilot oder vergleichbaren Werkzeugen — meist auf eigene Faust, ohne abgestimmte Spielregeln und ohne dass geklärt wäre, welche Daten dabei wohin gelangen.
rockAI · INQA-Coaching
KI im Unternehmen: erst den Hebel bestimmen, dann investieren
Wir begleiten kleine und mittlere Unternehmen beim Einstieg in die KI-Nutzung: Standortbestimmung, begründete Priorisierung der Anwendungsfälle, Erprobung des ersten Falls gemeinsam mit den Beschäftigten. Für genau dieses Vorgehen besteht ein Förderrahmen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales — das INQA-Coaching. Diese Seite erklärt beides und wie es zusammengehört.
Warum KI-Vorhaben selten im Ergebnis ankommen
Die Studienlage ist eindeutig und widersprüchlich zugleich: Die Technik funktioniert auf der Ebene des einzelnen Anwenders, im Unternehmensergebnis kommt davon wenig an.
78 %
der Organisationen weltweit setzen KI in mindestens einer Geschäftsfunktion ein
McKinsey, 20251 %
der Führungskräfte bezeichnen die eigenen Rollouts als ausgereift
McKinsey, 2025> 80 %
der KI-Projekte scheitern — doppelt so viele wie IT-Projekte ohne KI
RAND Corporation, 202495 %
der Vorhaben mit generativer KI bleiben ohne messbaren Ergebnisbeitrag
MIT Project NANDA, 2025Bemerkenswert ist weniger die Höhe dieser Quoten als ihre Gleichförmigkeit: über Branchen, Abteilungen und Werkzeug-Generationen hinweg dasselbe Bild. Tritt ein Befund derart unabhängig von der eingesetzten Technik auf, liegt die Ursache nicht in der Technik, sondern in der Organisation. Deshalb sieht das INQA-Coaching auch keine Softwareeinführung vor: Ein weiteres Werkzeug behebt keine Ursache, die in der Organisation liegt.
Wie sich das im Unternehmen zeigt
Die Erwartungen wachsen schneller als die Klarheit
Beschäftigte fragen nach Werkzeugen, Wettbewerber kommunizieren ihre Schritte, einzelne Kunden erwarten erste Antworten. Welche Anwendungsfälle tatsächlich etwas beitragen und in welcher Reihenfolge vorzugehen ist, lässt sich aus dem Betrieb heraus schwer beurteilen.
Für die Bestandsaufnahme fehlt der Rahmen
Eine belastbare Standortbestimmung, eine begründete Priorisierung und eine Einführung, bei der die Belegschaft mitgeht, entstehen selten neben dem Tagesgeschäft.
Von der Beobachtung zum Ansatzpunkt
„Am Anfang steht fast immer derselbe Satz: „Die Mitarbeiter nutzen es nicht." Das ist keine Ursache, sondern eine Beobachtung. Dahinter können vier verschiedene Ursachen stecken — und jede verlangt einen anderen Ansatzpunkt. Genau diese Unterscheidung ist die Arbeit, die im Coaching stattfindet, bevor investiert wird.
Den Ergebnissen wird nicht vertraut
Frage: Haltet Ihr die Ergebnisse für verlässlich — oder wird jedes Mal gegengeprüft?
Typische Antwort: Mal ist das Ergebnis gut, mal unbrauchbar. Vorher weiß es niemand.
Ansatzpunkt: Führung und Kommunikation. Eine Schulung ändert daran nichts.
Es fehlt der feste Anlass im Alltag
Frage: Gibt es eine Standardsituation, in der das Werkzeug selbstverständlich dazugehört?
Typische Antwort: Genutzt wird es sporadisch, wenn gerade Zeit ist.
Ansatzpunkt: Anwendungskompetenz an konkreten Fällen aufbauen.
Es fehlt der Rahmen, darüber zu sprechen
Frage: Wird bei Ihnen über Erfolge und Fehlschläge mit KI gesprochen?
Typische Antwort: Wer etwas zeigt, hört vor allem, was das Werkzeug falsch gemacht hat.
Ansatzpunkt: eine gelebte Regel statt eines Aushangs.
Der Ablauf hat keinen Platz dafür
Frage: Ist die Nutzung ein fester Schritt im Ablauf oder eine Zusatzoption?
Typische Antwort: Eine Zusatzoption. Die Prozesse laufen wie vor zwei Jahren.
Ansatzpunkt: Der Ablauf bekommt den Schritt fest zugewiesen.
Eine Beobachtung, vier mögliche Ursachen, vier verschiedene Ansatzpunkte. Der übliche Reflex — „wir brauchen eine Schulung" — trifft genau einen davon. Im Coaching gehen wir diesen Weg an Ihren konkreten Fällen: aus der unscharfen Aussage einen benennbaren Fall machen, die Ursache verorten und daraus den Ansatzpunkt ableiten, samt der Stelle, an der die Wirkung heute verloren geht. Der Einstieg ist bewusst einfach: Die Frage „Wo funktioniert es bei Ihnen gerade nicht?" lässt sich aus der eigenen Erfahrung beantworten.
Was nach dem Coaching im Betrieb vorliegt
Ein gemeinsamer Befund statt Einzelmeinungen
Geschäftsführung und Beschäftigte beurteilen dieselbe Standortbestimmung: wie strukturiert die Abläufe sind, wie die Systeme zusammenarbeiten, was bereits automatisiert läuft, wie belastbar die Daten sind, wie unabhängig der Betrieb funktioniert und wie das Team lernt.
Abgestimmte Spielregeln für KI und Daten
Geklärt ist, was mit welchen Daten zulässig ist und was nicht — abgestimmt mit denen, die täglich damit arbeiten. Damit endet der unabgestimmte Einsatz einzelner Werkzeuge.
Eine priorisierte Liste von Anwendungsfällen
Kurzsteckbriefe statt Ideensammlung: sortiert nach Datenverfügbarkeit, Hebel und Machbarkeit — mit Begründung, warum etwas oben oder unten steht.
Ein Anwendungsfall, den Ihr selbst erprobt habt
Der Schwerpunkt liegt auf einem Fall, der sich mit vorhandenen Werkzeugen in wenigen Wochen erproben lässt. Die Wirkung wird gemessen, nicht behauptet.
Eine Belegschaft, die den Rahmen kennt
Der KI-Dialog-Workshop ist keine Werkzeugschulung, sondern ein Format zu Verständnis, Haltung und Verantwortung. Die Teilnehmenden erhalten ein EU-AI-Act-Awareness-Zertifikat; die Schulungspflicht aus dem EU AI Act ist damit abgedeckt.
Eine Arbeitsweise, die nach dem Coaching weiterläuft
Das Team hat den Zyklus aus Planen, Erproben und Auswerten dreimal durchlaufen. Für den nächsten Anwendungsfall braucht es uns dafür nicht mehr.
INQA-Coaching: der Förderrahmen dahinter
INQA steht für „Initiative Neue Qualität der Arbeit". Gefördert werden Veränderungen in Personalpolitik und Arbeitsorganisation, die mit der Digitalisierung zusammenhängen. Der Einstieg in die KI-Nutzung fällt genau darunter — vorausgesetzt, die Beschäftigten sind an der Gestaltung beteiligt.
80 Prozent der Beratungskosten werden erstattet
Zwanzig Prozent bleiben beim Betrieb. Ihr geht in Vorleistung, zahlt den Coach direkt und reicht nach Abschluss den Antrag auf Kostenerstattung ein.
Eine Beratungsstelle, die nichts kostet
Die INQA-Beratungsstelle prüft die Förderfähigkeit, führt die Erstberatung durch, begleitet den Antrag und stellt am Ende die Urkunde aus. Für den Betrieb ist das kostenfrei — sie wird aus dem Programm bezahlt.
Die Beschäftigten arbeiten mit
Kern des Programms ist ein Team aus Beschäftigten, das Lösungen selbst entwickelt und erprobt. Bei einer der drei Arbeitsphasen ist die Geschäftsführung nicht beteiligt; das ist im Programm so vorgesehen.
Einmal pro Betrieb, in vier bis sieben Monaten
Jeder Betrieb kann das INQA-Coaching einmal in Anspruch nehmen. Kürzer als vier Monate wird es nicht als Prozess anerkannt, länger als sieben Monate nicht mehr erstattet.
Für wen die Förderung gilt
Die verbindliche Prüfung nimmt die INQA-Beratungsstelle vor, nicht der Coach. Diese Übersicht erlaubt Ihnen vorab eine eigene Einschätzung.
Das muss zutreffen
- Rechtlich selbstständiges Unternehmen, Angehörige der Freien Berufe oder gemeinnütziges Unternehmen mit Sitz und Arbeitsstätte in Deutschland.
- Weniger als 250 Beschäftigte in Jahresarbeitseinheiten und entweder höchstens 50 Mio. Euro Jahresumsatz oder höchstens 43 Mio. Euro Bilanzsumme — nach EU-KMU-Definition gerechnet, zusammen mit Partner- und verbundenen Unternehmen.
- Im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr mindestens ein sozialversicherungspflichtig Beschäftigter. Solo-Selbstständige spricht das Programm nicht an.
- Bei Ausgabe des Coaching-Schecks besteht der Betrieb mindestens zwei Jahre am Markt.
- Der Sitz liegt im Bundesland der INQA-Beratungsstelle oder in einem angrenzenden Bundesland.
- Die De-minimis-Grenze ist eingehalten: keine staatlichen Beihilfen über 300.000 Euro in drei Jahren, das geplante Coaching eingerechnet.
Das schließt aus
- Betriebe, die schon einmal am Programm INQA-Coaching teilgenommen haben.
- Unternehmensberatungen, die selbst in den Feldern Personalpolitik oder Arbeitsorganisation beraten. Maßgeblich ist, was auf der eigenen Website als Angebot sichtbar ist.
- Eine thematisch vergleichbare Förderung, die parallel läuft oder beantragt ist — etwa eine noch offene BAFA-Beratung. Nacheinander ist möglich, gleichzeitig nicht.
- Betriebe in Insolvenz oder Zwangsvollstreckung.
- Unternehmen, an denen juristische Personen des öffentlichen Rechts mit 25 Prozent oder mehr beteiligt sind.
- Landwirtschaftliche Primärerzeugung, Fischerei und Aquakultur. Die vollständige Liste steht in der Checkliste Förderfähigkeit der INQA-Erstberatung; dort sind weitere Ausschlussgründe aufgeführt.
Der Weg bis zum Coaching-Scheck
Alle Gespräche mit der Beratungsstelle finden online statt. Die Dauer bis zum Scheck hängt in der Regel an der Terminfindung, nicht an der Prüfung.
- 1
Anfrage bei der INQA-Beratungsstelle
Formlos per E-Mail oder Telefon. Es genügen Angaben dazu, wer Sie sind, dass Interesse am INQA-Coaching besteht und worum es im Kern geht. Wenn Sie mögen, stellen wir den Kontakt her und melden uns gemeinsam.
- 2
Kurzes Analysegespräch, rund 30 Minuten
Online mit der Beratungsstelle. Geklärt wird, ob die Förderkriterien passen und ob Ihr Anliegen ins Programm gehört. Das ist noch nicht die Erstberatung.
- 3
Erstauskunft und Nachweise
Erstauskunft mit einer kurzen Beschreibung des Vorhabens, dazu ein Nachweis über das Bestehen des Betriebs, etwa ein Handelsregisterauszug. Die Beratungsstelle stellt damit die Förderfähigkeit fest.
- 4
Erstberatung — Pflicht und Voraussetzung für alles Weitere
Rund eine Stunde online: Programm, Gestaltungsfelder, alle Förderbedingungen im Detail, Ablauf im Betrieb und die Wahl des Rollenmodells. Ihr Vorhaben wird mindestens einem INQA-Gestaltungsfeld zugeordnet — eines genügt. Der Coach darf dabei sein.
- 5
Interessenbekundung im Förderportal
Sie registrieren sich im Förderportal Z-EU-S der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See — eine GmbH braucht dort zwei Nutzer — und legen die Interessenbekundung an. Einziges Dokument in diesem Schritt: die De-minimis-Erklärung. Die Beratungsstelle prüft den Entwurf vorab.
- 6
Coaching-Scheck: ab diesem Tag läuft der Förderzeitraum
Die Beratungsstelle stellt den INQA-Coaching-Scheck aus. Erst ab diesem Tag darf gearbeitet werden, auch die Vorbereitung des Kick-offs. Rückwirkend wird nichts gefördert, und das Coaching darf vor der Erstberatung nicht vertraglich vereinbart sein.
- 7
Coaching, Antrag, Erstattung
Während des Coachings dokumentiert der Coach, nicht Ihr. Am Ende stellt Ihr den Antrag auf Kostenerstattung über Z-EU-S; die Beratungsstelle hilft dabei und meldet sich rechtzeitig. Rund ein Jahr nach der Erstberatung folgt ein Abschlussgespräch mit der Beratungsstelle, dazu Urkunde und Badge für die eigene Außendarstellung.
Die drei Phasen im Coaching
Zwölf Beratungstage, aufgeteilt nach den Vorgaben des Programms. Jede Phase hat ein eigenes Ergebnis und eine eigene Dokumentation. Abkürzen lässt sich der Ablauf nicht — eine Phase wegzulassen ist nicht vorgesehen.
12,5 Beratungstage
Initialphase
Gespräche mit Geschäftsführung und Beschäftigten. Wir bestimmen den Standort über sechs Dimensionen — Prozesse, Technologie, Automatisierung, Daten, Autonomie, Lernkultur — und machen sichtbar, an welchen Stellen der Aufwand mit KI heute verpufft und woher das jeweils kommt. Zum Abschluss der Kick-off-Workshop, in dem das Team und die Gestaltungsfelder festgelegt werden.
- Standortbestimmung über sechs Dimensionen
- benannte Gestaltungsfelder
- ein arbeitsfähiges Team
- Kick-off-Bericht
27,5 Beratungstage
Innovationsphase
Drei Arbeitsphasen mit dem Team, jede mit Planungs- und Auswertungssitzung. Ein KI-Dialog-Workshop für die Belegschaft zu Verständnis, Haltung und Verantwortung. Eine moderierte Sitzung, in der Anwendungsfälle nach Datenlage, Hebel und Machbarkeit priorisiert werden. Und die Erprobung des priorisierten Falls im echten Arbeitsalltag. Bei einer der drei Arbeitsphasen ist die Geschäftsführung nicht beteiligt.
- priorisierte Anwendungsfälle mit Kurzsteckbriefen
- ein im Arbeitsalltag erprobter Anwendungsfall
- EU-AI-Act-Awareness-Zertifikat für die Teilnehmenden
- drei Fortschrittsberichte
32 Beratungstage
Lernphase
Auswertung der drei Arbeitsphasen: Was hat gewirkt, was nicht, was muss angepasst werden. Danach der Abschlussbericht für die Förderabrechnung und konkrete Empfehlungen, welche Anwendungsfälle von der Liste als Nächstes anstehen und wie Ihr sie angeht.
- Wirkungs-Evaluation
- Abschlussbericht
- Empfehlungen für die nächsten Schritte
- INQA-Coaching-Urkunde
Zusätzlich sieht das Programm ein Einzelcoaching für einzelne Verantwortliche vor — höchstens zehn Prozent des Coachings, und diese Stunden zählen in die zwölf Beratungstage hinein, nicht obendrauf.
Wie wir im Coaching arbeiten
Die Rolle eines INQA-Coaches ist die des Moderators und Befähigers: Er bringt das Instrumentarium mit und leitet den Prozess an. Das Ergebnis soll nach dem Coaching ohne uns weiterlaufen — deshalb entsteht es gemeinsam mit den Beschäftigten.
Das ist unsere Rolle
- Wir moderieren den Prozess und bringen das Instrumentarium mit — Standortbestimmung, Formate für die Arbeit mit dem Team, einen Erprobungszyklus.
- Wir arbeiten mit Ihnen und Ihren Beschäftigten an der Grundlage, auf der Sie das Thema eigenständig weiterentwickeln können.
- Wir suchen die Ursache, bevor wir eine Maßnahme vorschlagen — und benennen die Stelle, an der die Wirkung heute verloren geht.
- Wir übernehmen die Dokumentation und stellen sie spätestens eine Woche nach jeder Sitzung bereit.
Das gehört nicht dazu
- Keine Softwareeinführung und keine Systemintegration innerhalb der zwölf Beratungstage. Das Coaching schafft die Grundlage; über die Umsetzung entscheidet Ihr danach selbst.
- Keine fertige Lösung von außen. Eine Lösung, an der die Betroffenen nicht mitgearbeitet haben, hält im Alltag nicht.
- Keine Vorhaben, die auf Personalabbau zielen; keine Rechts- oder Steuerberatung, keine Gutachten.
- Keine Subunternehmer. Eine Vertretung ist nur durch einen anderen autorisierten INQA-Coach möglich.
Was das Coaching von Ihnen braucht
Zeit der Geschäftsführung
Die Gespräche in der Initialphase, der Kick-off-Workshop und die Entscheidungssitzungen. Bei einer der drei Arbeitsphasen ist die Geschäftsführung nicht beteiligt — eine Vorgabe des Programms, die den Beschäftigten den Raum für eine offene Einschätzung gibt.
Ein Team aus Beschäftigten
Empfohlen sind drei bis sechs Fachleute aus den betroffenen Bereichen, für die Arbeitstage freigestellt. Für kleine Betriebe sieht das Programm ein eigenes Rollenmodell vor, in dem die Geschäftsführung mitarbeitet und die Rollen doppelt besetzt werden.
Zeit der Belegschaft
Für den KI-Dialog-Workshop 2,5 bis 3 Stunden je Durchführung, bis 15 Teilnehmende. Bei größeren Betrieben mehrere Durchgänge.
Verbindliche Termine
Der Förderzeitraum endet sieben Monate nach Ausstellung des Schecks; eine Verlängerung ist grundsätzlich nicht möglich. Mehrfach verschobene Sitzungen werden damit schnell zum Engpass.
Sensible Kundendaten werden für das Coaching nicht gebraucht. Welche Kontextinformationen sinnvoll sind, stimmen wir vorher ab.
Der Förderrahmen in Zahlen
- Umfang
- bis zu 12 Beratungstage à 8 Stunden; Vor- und Nachbereitung des Coaches zählen dazu
- Förderfähiger Tagessatz
- höchstens 1.200 Euro netto; nicht vorsteuerabzugsberechtigte Betriebe können 1.428 Euro brutto geltend machen
- Erstattung
- 80 Prozent der Beratungskosten; 20 Prozent finanziert der Betrieb selbst
- Rechenbeispiel
- Werden alle zwölf Tage zum Höchstsatz in Anspruch genommen, sind das 14.400 Euro netto — davon bleiben nach Erstattung höchstens 2.880 Euro beim Betrieb
- Zahlungsweg
- Der Betrieb geht in Vorleistung und zahlt den Coach direkt; erstattet wird nach Abschluss über die DRV Knappschaft-Bahn-See
- Nebenkosten
- Fahrtkosten und Verbrauchsmaterial werden nicht erstattet und können separat berechnet werden
- Fristen
- Durchführung in 4 bis 7 Monaten ab Ausstellung des Schecks; Antrag auf Kostenerstattung innerhalb eines Monats nach Ende
Stand der Angaben: Programmunterlagen zum INQA-Coaching, Fassung 2026. Verbindlich ist die jeweils geltende Förderrichtlinie; was für Ihren Betrieb gilt, klärt die INQA-Beratungsstelle in der Erstberatung.
Häufige Fragen
Wer Sie dabei begleitet
rockAI ist ein gemeinsames Projekt der Sydys AG und der NexiQore. Martin Wiegel ist autorisierter INQA-Coach; im Programm dürfen ausschließlich autorisierte Coaches arbeiten.
Unser Schwerpunkt sind Unternehmen, die den Einstieg in die KI-Nutzung strukturiert angehen möchten — und solche, die bereits begonnen haben und feststellen, dass im Ergebnis nichts davon ankommt.
Herausfinden, ob es für Sie passt
Schreiben Sie uns, was bei Ihnen ansteht. Wir sehen uns die Ausgangslage an, gehen die Förderkriterien mit Ihnen durch und stellen bei Eignung den Kontakt zur INQA-Beratungsstelle her. Kostenlos und unverbindlich; das Coaching selbst darf ohnehin erst nach der Erstberatung vereinbart werden.